快速发展,瓶颈凸显
尚能电气奉行科学管理理念,在与施耐德、西门子等世界知名企业合作中,不断引进先进科学技术,吸引先进管理理念,借助信息化软件加强各部门间的协同,提高工作效率。李经理谈到企业迅速发展壮大的同时,尚能电气在管理方面也凸显出诸多难题,但凭借果断的管理决策和对企业信息系统全面的整合改造,最终使企业步入了信息化发展的快车道。
当李经理谈到应用信息化之前说道:“由于企业发展过快,尚能电气的内部管理问题也接踵而至:库存问题、往来管理问题、绩效考核问题、内部监控问题等等。”作为典型的预测销售型的企业,尚能电气需要根据下两个月预测的状况进行销售,而当时其库存准确率不到50%,物和账对起来的准确率也不足50%,极度的不配套。企业的管理制度无法形成规范化体系,物料品种多样化,管理混乱化,使很多原料库存积压或紧缺……企业管理上的众多漏洞,方方面面的不完善,使尚能电气的决策者意识到,必须依靠信息化工具来建立精细化的管理体系,否则企业的进一步发展只能成为空谈。
企业变革,势在必行
正当尚能电气的财务李经理为改善企业信息系统的问题一筹莫展时,一个偶然的机遇促使尚能电气加速实施信息化。一次销售人员急于签单,在签订合同时中途打电话确认新品的库存数量,由于当时情况紧急又找不到业务部门的相关人员无法得知准确的库存数据,财务部只得预估了一个数字,等第二天一早要交货的时候才发现库里的新品现存量不够。由于无法按合同交货日期及时交货,给公司造成重大损失,为用户赔付货物延期费用近3万元。业务数据不共享,使得各个部门的数据相互独立,若遇到紧急情况无法第一时间得知准确数据,面对市场需求的快速变更,单靠手工处理已经渐渐成为公司发展的瓶颈。这使得李经理下定决心采用用友T3企业管理软件,使尚能电气从产、供、销一整套流程中得到完善,进一步提高客户满意度。
系统上线一段时间后,整个公司的数据全部实现共享。从销售订单直接流转到采购财务审核、签字,采购、通知供应商发货,货到以后直接出库打印发货单,减少中间流转环节。所有产品的货期直接通过软件就可以查询出来,财务直接通过软件对预付款每天进行监控。一整套业务流程全部串连起来,现在不仅工作效率提高了,而且再也不用为要一个准确的数字再给各个部门打电话沟通,减少内部沟通成本,直接从系统中点击就可以看到。相对每个环节责任化分,有问题可以第一时间找到对应责任人,再也没有发生以前扯皮现象。
公司规模日益状大,由以前的4、5家客户增长到目前的40、50家,每个月单靠EXCEL表格很难准确记住每家客户的结账时间,光是每个月的内部对账工作就占据大量时间。现在通过T3企业管理软件进行内部对账时,销售员通过软件直接看到并打印出每个客户往来账,销售员首先和财务部内部对账,再由财务部统一给客户发催款函,现在对账的效率和正确率全都提高了。财务职能也发生了变化,不再仅仅是核算,而更多的延伸到业务过程管理,帮助企业做好业务监控和财务数据的分析管理。
现在谈到软件后,李经理感慨:一般企业应用ERP是锦上添花,首先是锦,要很漂亮,而我们是把ERP当做救命稻草来用,我们是在公司的业务流程无法正常运行的的状况下,选择了用友T3企业管理软件。当谈到应用软件以后他非常自信的说:“现在各部门的责权明确了,各尽其职,尚能电气的每一个人正在感受全新的管理模式带给企业的直观应用效益。